Nuotolinis darbas Lietuvoje jau nėra naujiena, tačiau ne visos įmonės ir įstaigos žino, kaip jį tinkamai reglamentuoti. Neaiškios taisyklės dėl nuotolinio darbo gali lemti darbo ginčus, pavyzdžiui, dėl darbuotojų stebėjimo, darbo laiko kontrolės, o darbuotojo atleidimo atveju nulemti, kad jis būtų pripažintas neteisėtu, net jei darbuotojas tinkamai neatliko darbo užduočių ar elgėsi nelojaliai darbdaviui.
Kodėl svarbu tinkamai reglamentuoti nuotolinį darbą?
Nuotolinis darbas įstatymų apibrėžiamas kaip darbo organizavimo forma arba darbo atlikimo būdas, kai darbuotojas jam priskirtas darbo funkcijas ar jų dalį visą arba dalį darbo laiko su darbdaviu suderinta tvarka reguliariai atlieka nuotoliniu būdu, tai yra sulygtoje darbo sutarties šalims priimtinoje kitoje, negu yra darbovietė, vietoje, taip pat naudodamas informacines ir elektroninių ryšių technologijas (teledarbas).
Nors toks apibrėžimas iš pažiūros aiškus, praktikoje dažnai susiduriame su ginčais dėl neaiškių nuotolinio darbo taisyklių. Pavyzdžiui, vadovai gera valia leidžia darbuotojams vasarą dirbti iš kito miesto ar net paplūdimio, neįvertinę nerašyto susitarimo pasekmių.
Pavyzdžiui, neseniai konsultavome įmonę, kuri norėjo atleisti projekto vadovą už nepasiekiamumą darbo metu ir įmonės darbo priemonių naudojimą asmeniniais ir kito darbdavio projekto vykdymo tikslais.
Įvertinus surinktus įrodymus apie darbuotojo veiksmus, buvo akivaizdu, jog darbdavys pagrįstai tikėjosi, jog darbuotojas darbo funkcijas atliks darbo laiku, reaguos į vadovo laiškus ir skubiai atsakinės klientams. Visgi, įmonė neturėjo rašytinių taisyklių apie darbo laiko kontrolę, darbuotojo pasiekiamumą dirbant nuotoliniu būdu bei įmonės duomenų apsaugą. Viskas buvo sutarta tik žodžiu. Taigi, nors tam tikrais atvejais toks darbuotojo elgesys kaip neprisijungimas prie nuotolinio darbuotojų savaitinio pasitarimo, elektroninių laiškų siuntimas iš įmonės kompiuterio asmeniniais tikslais ar kito darbdavio pavedimu, lankymasis kirpykloje ar kitų asmeninių klausimų sprendimas darbo metu galėtų būti laikomas šiurkščiu darbo tvarkos pažeidimu, vis tik šiuo atveju, nesant rašytinės nuotolinio darbo tvarkos, darbdavys su darbuotoju susitarė darbo santykius nutraukti bendru sutarimu.
Toks įmonės nepasiruošimas lėmė papildomas išlaidas, nes teko sumokėti kompensaciją, lygią kelių mėnesių darbo užmokesčiui. Priešingu atveju, nesusitarus taikiai ir atleidus darbuotoją be jokių išmokų bei tokiam darbuotojui inicijavus darbo ginčą, įmonė būtų privalėjusi įrodyti, jog darbuotojui buvo pateikta aiški nuotolinio darbo tvarka. Tokiai tvarkai egzistuojant tik žodžiu, jos įrodinėjimas tampa itin sudėtingas, todėl labai tikėtina, kad darbuotojo atleidimas būtų pripažintas neteisėtu ir įmonė privalėtų pagal LR darbo kodekso (toliau – DK) 218 str. 4 dalį sumokėti kompensaciją tiek už priverstinės pravaikštos laiką, kurios metu darbuotojas nedirbo (maksimali išmoka gali siekti iki vienerių metų), tiek ir papildomai sumokėti po vieną vidutinį darbo užmokestį už kiekvienus dvejus įmonėje išdirbtus metus (tokia išmoka apribota iki 6 vidutinių mėnesinių atlyginimų, kitaip sakant, darbuotojui, kuris įmonėje dirba 12 ir daugiau metų).
Šis pavyzdys rodo, jog tinkamai neparengtos vidinės įmonės tvarkos gali lemti daug didesnes išlaidas, kurių buvo galima išvengti šias rizikas išsprendus laiku.
Kas turi teisę dirbti nuotoliniu būdu?
Pagal DK 52 straipsnį, nuotoliniu būdu gali dirbti:
● Visi darbuotojai – jų prašymu arba šalių susitarimu;
● Prioritetinės grupės – jų prašymą darbdavys privalo patenkinti, jei nėra objektyvių kliūčių.
Prioritetinės grupės yra šios: (i) nėščios moterys; (ii) neseniai pagimdžiusi ar krūtimi maitinanti darbuotoja; (iii) darbuotojas, auginantis vaikus iki 8 metų ir (iv) darbuotojas, pagal sveikatos priežiūros įstaigos išvadą pateikęs prašymą, pagrįstą sveikatos būkle, negalia arba būtinybe slaugyti ar prižiūrėti šeimos narį ar kartu su darbuotoju gyvenantį asmenį. Kai įmonė iš šių prioritetinių grupių darbuotojų gauna prašymus leisti jiems dirbti nuotoliniu būdu, darbdaviai turi atidžiai įsivertinti savo sprendimą ir atsisakyti leisti dirbti tokiu būdu tik tada, jeigu gali įrodyti, jog dėl gamybinio būtinumo ar darbo organizavimo ypatumų tai sukeltų per dideles sąnaudas.
Praktinis pavyzdys: teko konsultuoti įmonę, kurios darbuotoja, auginanti 5 metų vaiką, paprašė dirbti nuotoliniu būdu. Darbdavys siekė atsisakyti tenkinti tokį prašymą, bet paaiškėjo, kad objektyvių kliūčių nėra – darbuotojos funkcijas galima atlikti nuotoliniu būdu. Šiuo atveju įmonė tinkamai sureagavo, patenkino darbuotojos prašymą ir pavyko išvengti galimo ginčo.
Tokių situacijų yra gana daug, todėl būtina prisiminti, kad abi darbo santykių šalys privalo išlaikyti interesų pusiausvyrą:
● darbdaviai turi susitaikyti su nauja realybe ir įvertinti, ar tikrai objektyviai būtina darbo funkcijas atlikti tik darbovietėje. Suprantama, kad gamybinį darbą atliekantys darbuotojai staklių, viryklės ar kitų įrenginių perkelti į namus negalės, todėl objektyviai šie darbuotojai negalės dirbti nuotoliu. Tačiau vertinimas būtų visai kitoks dėl marketingo darbuotojų, kurių darbas dažniausiai nėra susietas su darbo vieta ir gali būti atliktas iš namų ar kito miesto;
● darbuotojams primintina, kad teisė dirbti nuotoliniu būdu nereiškia, jog galima nereaguoti į poreikį dalyvauti gyvuose susitikimuose su klientais ofise, darbuotojų pasitarimuose ar pan. Darbuotojas taip pat yra atsakingas ir už tai, kad kita darbo vieta būtų tinkamai ir saugiai įrengta, užtikrintas duomenų saugumas (pvz., saugus interneto ryšys; kiti asmenys negirdėtų pokalbio, kt.).
Visus šiuos klausimus galima išspręsti aiškiai susitarus dėl nuotolinio darbo taisyklių darbo sutartyje arba vidinėse darbo tvarkos taisyklėse. Kuo taisyklės bus detalesnės, tuo mažesnė tikimybė, kad kils ginčų, arba, kad dėl to neigiamas pasekmes patirs darbdavys.
Kaip papildyti darbo sutartį?
Darbo sutartyje būtina nurodyti:
1. Darbo organizavimo formą (pavyzdžiui):
● „Darbas atliekamas nuotoliniu būdu“
● „Mišri darbo atlikimo forma – 3 dienos įmonėje, 2 dienos nuotoliniu būdu"
2. Darbo funkcijų atlikimo vietą (pavyzdžiui):
● Konkrečiai: „Darbuotojo namuose Vilniuje“ arba
● Bendrai: „Lietuvos Respublikos teritorijoje“ arba „Lietuvos Respublikos teritorijoje su galimybe, suderinus su Darbdaviu, 2 mėnesius dirbti kitoje ES valstybėje“
3. Darbo laiko apskaitą:
● Kaip kontroliuojamas darbo laikas
●Kada darbuotojas turi būti pasiekiamas. Pvz., pasiekiamas el. paštu visą darbo laiką nuo 8 iki 17 val., per „Zoom“ nuo 13 iki 16 val.
4. Atsakomybių aprašymą
● Konkrečias darbo funkcijas ir rezultatus, kurių tikimasi (galima detalizuoti pareiginiuose nuostatose)
● Atsiskaitymo už atliktą darbą tvarką – nurodomas darbovietės padalinys, skyrius ar atsakingas asmuo, kuriam darbuotojas turi atsiskaityti už atliktą darbą darbdavio nustatyta tvarka.
5. Komunikacijos kanalus (pavyzdžiui):
● „Kasdienė komunikacija vyksta per „Microsoft Teams“
● „Privalomas dalyvavimas savaitiniame susitikime pagal įmonėje galiojančią tvarką“
Vidaus tvarkos taisyklės
Valstybinės darbo inspekcijos rekomendacijos aiškios: būtinos darbdavio patvirtintos darbo tvarkos nuotoliu taisyklės, su kuriomis pasirašytinai supažindintas kiekvienas darbuotojas.
Darbo laiko kontrolė
Nurodykite:
● Kaip darbuotojas žymi darbo laiką (pvz., specialioje sistemoje);
● Kada privaloma būti pasiekiamam (pvz., 9-17 val.);
● Kaip pranešti apie trumpalaikį nedalyvavimą.
Pavyzdys: „Darbuotojas kasdien 9:00 val. prisijungia prie „MS Teams“ ir pažymi darbo pradžią. Pertraukos žymimos sistemoje. Darbuotojas privalo būti pasiekiamas telefonu ir el. paštu 9:00-17:00 val.“
Darbo vietos reikalavimai
Apibūdinkite:
● Techninius reikalavimus (kompiuteris, interneto greitis)
● Ergonomikos standartus
●Saugos reikalavimus
Pavyzdys: „Darbo vieta turi būti tyli, su stabiliu interneto ryšiu (ne mažiau 50 Mbps). Darbuotojas privalo turėti atskirą darbo stalą ir ergonomišką kėdę.“
Įrangos naudojimas
Reglamentuokite:
●Kokią įrangą teikia darbdavys
●Atsakomybę už įrangos priežiūrą
●Draudžiamą naudojimą
Pavyzdys: „Darbo kompiuteriu draudžiama naudotis šeimos nariams. Programinės įrangos diegimas galimas tik gavus IT skyriaus leidimą.“
Išlaidų kompensavimas
Aiškiai nurodykite:
●Kokias išlaidas kompensuojate;
● Kompensavimo tvarką;
● Išlaidas pagrindžiančių dokumentų pateikimo reikalavimus.
Pavyzdys: „Kompensuojamos interneto išlaidos iki 20 EUR/mėn. pateikus sąskaitą. Elektros energijos išlaidos – 50 EUR/mėn. fiksuota suma.“
Pažymėtina, kad kai darbdavys nereikalauja dirbti nuotoliniu būdu, o toks pageidavimas yra iš darbuotojo pusės, atitinkamai šalys turi įsivertinti ir papildomų išlaidų pasiskirstymą. Nebūtų pagrįsta reikalauti iš darbdavio sudaryti ne tik galimybę dirbti iš Ispanijos, bet dar ir ten vykti įrenginėti darbo vietą, pirkti užsienyje veikiantį interneto ryšį ir patirti kitas objektyviai nebūtinas išlaidas. Per didelės išlaidos darbdaviui yra pateisinama priežastis, dėl kurios įmonė gali atsisakyti leisti darbuotojams dirbti nuotoliu.
Darbuotojo kontrolė – nepažeidžiant jo privatumo
Dėl objektyvių priežasčių nuotolinis darbas yra sunkiau kontroliuojamas, todėl darbdavys pagrįstai gali numatyti papildomas prievoles. Pavyzdžiui, numatyti, kad darbuotojas turi būti prisijungęs prie komunikacijos programų, matomas jo statusas (pvz., „Teams“), būti pasiekiamas telefonu, galėti per nustatytą laiką atvykti į darbovietę.
Visgi, svarbu nepamiršti, kad, leisdamas dirbti nuotoliu, darbdavys negali numatyti perteklinių reikalavimų, kurie būtų objektyviai nepagrįsti ir neatitiktų asmens duomenų apsaugos taisyklių. Bet kokios taikomos darbuotojo kontrolės priemonės turi būti proporcingos siekiamam tikslui.
Praktikoje susiduriame su darbdavių reikalavimu, kad darbuotojas dirbtų visada įsijungęs kamerą arba, kad darbdavys turėtų galimybę bet kada tokią kamerą ar mikrofoną aktyvuoti darbuotojo kompiuteryje. Tačiau tokie darbdavio reikalavimai būtų laikomi neteisėtais. Kiekvienas asmuo turi teisę į privatumą ir proporcingą bei pagrįstą jo duomenų rinkimą bei kontrolę. Darbdavys negali nuotoliu dirbti panorėjusiam darbuotojui sudaryti ir dirbtinių kliūčių, dėl kurių darbuotojas būtų priverstas nesinaudoti galimybe dirbti nuotoliu (pvz., sudaryti kliūtis gauti darbui reikalingą informaciją), nes įstatymai aiškiai numato prievolę sudaryti sąlygas nuotolinį darbą dirbantiems darbuotojams bendrauti ir bendradarbiauti su kitais darbdavio darbovietėje dirbančiais darbuotojais ir darbuotojų atstovais, gauti iš darbdavio informaciją.
Svarbu aiškiai aprašyti taisykles, kaip bus kontroliuojamas darbuotojo darbas, šiam dirbant nuotoliu, ir informuoti darbuotoją apie jų taikymą, įskaitant ir tai, kokius darbuotojo asmens duomenis darbdavys tvarko. Pvz., darbdavys gali fiksuoti prisijungimo laikus, o kilus pagrįstam įtarimui – tikrinti, ar darbo el. paštas nenaudojamas asmeniniais tikslais.
Valstybinė darbo inspekcija rekomenduoja visas taisykles peržiūrėti reguliariai (pvz., kartą per metus), informuoti darbuotojų atstovus ir užtikrinti darbuotojų susipažinimą su taisyklių pakeitimais, jeigu tokie padaromi. Neturint įrodymų, jog darbuotojai susipažino su pakeitimais, vėlgi atsirastų ginčo rizika dėl konkrečios taisyklės taikymo, tai yra, ar darbuotojas žinojo, kad jis privalo įgyvendinti naujus reikalavimus.
Praktiniai patarimai darbdaviams
Prieš įvedant nuotolinį darbą:
Įvertinkite, kurie darbuotojai gali dirbti nuotoliniu būdu;
Paruoškite raštiškus dokumentus;
Aptarkite su darbuotojais naują tvarką;
Numatykite bandomąjį laikotarpį.
Jeigu jau turite nuotoliniu būdu dirbančius darbuotojus:
Peržiūrėkite esamus dokumentus (darbo sutartis ir vidines tvarkas);
Papildykite trūkstamas nuostatas;
Informuokite darbuotojus apie pakeitimus pagal įprastą supažindinimo tvarką;
Užtikrinkite, kad visi suprastų naują tvarką.
Darbo praktikoje pastebima, kad neretai įmonės bando pačios pasirengti dokumentus, tačiau dėl teisinių žinių trūkumo ne visada geba įsivertinti jų tinkamumą pagal veiklos sritį ar kitas aplinkybes, kurios reikalauja individualaus įvertinimo, ypač kai: (i) turi prioritetinių grupių darbuotojų ir neaišku, kaip teisingai atsakyti į jų prašymus; (ii) įmonės veikla reikalauja specifinių saugos ar privatumo reikalavimų; (iii) jau kyla ginčai su darbuotojais dėl nuotolinio darbo sąlygų ir (iv) norima optimizuoti darbo procesus ir išvengti teisinių rizikų.
Padarytos klaidos ar apskritai tinkamų vidinių tvarkų įmonėje neturėjimas vis dažniau lemia darbo ginčus, kuriuose įmonės pralaimi. Pavyzdžiui, 2024 metais Lietuvos Aukščiausiasis Teismas byloje Nr. e3K-3-176-684/2024, aiškiai nurodė, kad būtent „darbdavys privalo užtikrinti aiškų ir objektyvų nuotolinio darbo kontrolės mechanizmą”.
Tai reiškia, jog panašūs darbiniai ginčai yra ne tik teoriniai, bet ir gana dažnai pasitaikantys praktikoje, todėl būtina suprasti, kad tik kvalifikuotai paruošti dokumentai padeda įmonėms išvengti darbo ginčų, optimizuoja procesus ir sumažina administracinę naštą.
