Šiuo neramiu visai Europai ir pasauliui laikotarpiu su naujais iššūkiais ir baimėmis susiduria kiekvienas – tiek individualus žmogus, tiek ir verslas. Kalbant apie verslus, kur gyvo organizmo visumą sudaro dešimtys, o neretai ir šimtai ar net tūkstančiai asmenų, o jų kiekvieno reakcija į nenumatytą situaciją taip pat atsispindi ir bendram įmonės mechanizmo veikimui - ar yra slaptas receptas, kaip įmonė galėtų sklandžiau išgyventi neplanuotas, nepatogias ar net krizines situacijas?
Aš, kaip verslo procesų konsultantė, nuo pirmos karo dienos girdžiu klientų atsiliepimus, kad įmonėse atsiranda vis daugiau diskomunikacijos ir sunkiai įgyvendinamos net ir iki šiol atrodžiusios kasdienės užduotys. Tai yra normalu, nes karas – tai naujas etapas mūsų visų gyvenimuose, tačiau, kaip sako senas posakis: „Kiekvienai problemai yra trys sprendimai: priimti, pakeisti ir palikti. Jei negali priimti – pakeisk, o jei negali pakeisti – palik.“
Taigi, ką verslas gali pakeisti ir kokie yra efektyvūs verslo procesų valdymo būdai krizinių situacijų metu?
Sėkmingai veikiančias įmones dažniausiai vienija 3 įpročiai, kuriuos ji rekomenduotų bet kuriai organizacijai, įmonei, nepaisant jos dydžio ar struktūros:
1. Aiški atsakomybių paskirstymo schema ir aiškus atsakomybių pasidalijimas tarp įmonės darbuotojų.
2.Nuolatinė komunikacija visuose įmonės struktūriniuose lygmenyse. Komunikacijos kanalai labai įvairūs – nuo pokalbių prie kavos puodelio, siekiant aptarti kasdienius iššūkius, padalinių darbuotojų periodinių susirinkimų, iki „akis į akį“ darbuotojo ir tiesioginio vadovo susitikimų.
3. Aiški veiklos procesų vykdymo tvarka. Sukurtos vidaus taisyklės, detalizuoti procesai, apibrėžtos konfliktinių/ iššūkių kupinų problemų sprendimo sitaucijos.
Kaip šias gana nesudėtingai skambančias 3 taisykles pritaikyti savo įmonėje, kad esant reikalui teisingai išugdyti įpročiai amortizuotų nenumatytas situacijas versle?
Kiekviena organizacija, įmonė, verslas turi savo struktūrą ir taisykles, kurios apibrėžia būtent tai organizacijai svarbių tikslų siekimo būdus ir priemones, darbo metodus ir procesus, kuriuose svarbų vaidmenį atlieka kiekvienas įmonės darbuotojas. Lygiai taip pat kiekviena įmonė kuriasi ir tvarkas, pareigybių aprašaus, skyrių bendradarbiavimo tvarkas, kas palengva ir pereina prie aukščiau paminėtų trijų punktų.
Visas šias užduotis organizacija gali išsikelti sau tikslą įsigyvendinti savarankiškai arba, ieškant jau patikrintų kelių ir metodologijų, pasinaudoti pasaulyje pripažintais ir plačiai naudojamais verslo procesų standartizacijos procesais. Kalbant apie standartizacijos procesus – aukščiau paminėtus 3 punktus sprendžia ir jungia – ISO vadybos sistemos standartai. Vadovavimasis jais leidžia aiškiai ir efektyviai apibrėžti įmonės veiklos procesus, jų vykdymą ir atsakingus darbuotojus.
Net ir sėkmingai veikiančios įmonės susiduria su krizėmis, kurias gali lemti įvairūs veiksniai – anksčiau tai buvo Covid 19 pandemija, dabar - Ukrainoje vykstantis karas arba kita krizinė situacija, kurios metu įmonėje tampa itin svarbūs procesų valdymo metodai ir įrankiai.
Įmonėje, kurioje yra dokumentaliai apibrėžtos ir kiekvienam darbuotojui iškomunikuotos jo pareigos bei atsakomybės, atsiranda daugiau pastovumo ir procesų aiškumo. Dar paprasčiau yra tuomet, kai įmonėje yra apibrėžtos tvarkos ir procesai, kuriuose išskirtos probleminės situacijos ir atsakingi darbuotojai. Tokiu būdu kiekvienas darbuotojas žino, į ką kreiptis iškilus nestandartinėms situacijoms.
ISO vadybos sistemos standartai – tai vienas iš pripažintų ir gerai žinomų vadybos metodų, kurio dėka įmonės gali lengviau valdyti procesus ir išvengti diskomunikacijos ar neatliktų, pradelstų užduočių problematikos. ISO standartų pagalba įmonėje sukuriamos standartizuotos tvarkos, procesų aprašai, kuriuose nurodomas kiekvieno įmonės valdymo proceso etapas, nustatomos atsakomybės ir pildomi dokumentų šablonai. Šie procesų aprašai – tai įmonės veiklos vykdymo tinkami „receptai“, pagal kuriuos dirbant, mes galime būti tikri, kad klientai mus vertins ir bus patenkinti mūsų vykdoma veikla, įmonės įvaizdis visuomenėje atitiks socialiai atsakingos statusą.
Detalizuotos darbuotojų atsakomybės, ties kiekvienu įmonės procesu, leis užtikrinti, kad darbuotojai žinos, ką daryti norint parduoti produktą ar paslaugą, kaip elgtis, jei gavo kliento skundą ir pan. Tokiu būdu atsiranda aiškus darbuotojų atsakomybių pasiskirstymas ir visiems tampa aišku, kas, ką turi daryti arba, į kurį darbuotojų kreiptis.
Todėl, net ir krizinių situacijų metu, kai yra aiškiai apibrėžtos atsakomybės bei aprašyti veiklų vykdymo etapai, tikėtina, kad įmonėje bus mažiau chaoso, nesusikalbėjimo ar neatliktų užduočių.
Na, o minčiai užbaigti labai tinka T. Carlyle frazė: „Tai, kas silpniesiems atrodo kaip kliūtis, stipriesiems yra akmenys pasilypėti“. Būtent to ir norisi palinkėti, kliūtis versti iššūkiais, o iššūkius – laimėjimais.
