Metiniai veiklos aptarimo arba vertinimo pokalbiai vienose organizacijose jau įsibėgėjo, kitose – kaip tik sparčiai artėja. Reikia pripažinti, kad dažnų ir greitų pokyčių, ilgalaikio streso, hibridinio darbo kasdienybėje veiklos aptarimo pokalbiai tampa dar svarbesni. Tik svarbu atsakyti į klausimą, kiek šiai dienai adekvatu, kad jie būtų metiniai. Ar ir kaip tie pokalbiai turėtų būti organizuojami ir pritaikomi šiandienos realijoms?
Praktika, kuri pasiteisina labiausiai
Dar ne taip seniai, prieš maždaug 15 metų, daug Lietuvoje veikiančių organizacijų pirmąkart kūrė ir savo komandose diegė metinių veiklos aptarimo pokalbių procesą. Struktūruotas pokalbis tarp vadovo ir darbuotojo buvo nauja, neįprasta praktika, kuriai reikėjo pasiruošti ir nusiteikti. Nežinomybės ir nerimo buvo daug abiem pokalbyje dalyvaujančioms pusėms.
Atrodo, jau tiek metų šie pokalbiai vyksta, tiek apie juos rašyta ir kalbėta, tačiau nuolat girdžiu, kad jie vis dar kelia daug nerimo tiek darbuotojams, tiek vadovams. Taip, ir vadovams, ypač tiems, kurie yra mažiau kalbūs, introvertiškesni. Nepaisant to, turime sutikti – bendravimas, taigi ir pokalbiai kuria ryšius ir dėl to yra gyvybiškai svarbūs organizacijose.
Galima stebėti tendencijas, kad šiandien metinis veiklos aptarimo pokalbis kaip vienintelis vadovo ir darbuotojo pasikalbėjimas apie darbuotojui keliamus tikslus ir rezultatus tampa atgyvena. Skirtingos organizacijos taiko įvairias praktikas, tačiau bendra šiuolaikinė tendencija – dažni, reguliarūs pokalbiai visų metų eigoje ir vienas pokalbis, apibendrinantis metus.
Įmonės dalinasi, kad praktika, kai pokalbiai tarp vadovo ir darbuotojo vyksta dažnai, o vieną kartą metuose vadovas su darbuotoju susitinka dar ir metiniam pokalbiui, pasiteisina labiausiai. Svarbu, kad metinio pokalbio metu neatsirastų jokių netikėtumų – kažko, kas nebuvo aptarta, paminėta per dažnesnius susitikimus.
Reguliarūs pokalbiai – būdas motyvuoti ir parodyti pripažinimą
Tiek metiniai, tiek dažnesni pokalbiai – tai įrankis pirmiausia vadovui dirbti su kiekvienu savo komandos nariu. Tai priemonė, leidžianti suderinti kiekvieno darbuotojo veiklą su strateginiais organizacijos, kurioje jis dirba, tikslais ir vertybėmis. Pokalbiai taip pat yra puikus įrankis susitarti dėl darbuotojų tobulinimosi sričių, įvertinti jų augimą per pastaruosius metus, identifikuoti, kokių papildomų kompetencijų ir įgūdžių reikia.
Nuotolinio ir hibridinio darbo kontekste šie veiklos aptarimo pokalbiai tampa dar svarbesni. Ne tik kaip darbuotojo veiklos tikslų susiejimo su organizacijos tikslais priemonė, bet ir būdas parodyti darbuotojui pripažinimą. Tyrimai rodo, kad sudėtingu metu žmogaus poreikis pripažinimui išauga apie 30 %. Be to, nuotoliu dirbantiems specialistams dažniau gali atrodyti, kad jų darbas nėra taip pat pastebimas ir vertinamas, kaip į biurą ateinančių kolegų.
Pastebima, kad esant reguliariems pokalbiams, darbuotojas ima labiau atsiskleisti, jam tampa lengviau įsivertinti savo stipriąsias ir silpnąsias puses ir įprasti kartu su vadovu ieškoti veiklos tobulinimo būdų. Vadovai taip pat turi galimybę nuolat, reguliariai aptarti darbuotojo veiklą ir pasiekimus, laiku pastebėti, jei kažkas nesiseka, ir padėti darbuotojui siekti geresnių rezultatų. Jei tokie susitikimai vyksta nuotoliniu būdu, bendravimas praranda savo betarpiškumą, tačiau būtent reguliarumas leidžia darbuotojui ir vadovui vis tiek pasijusti patogiai.
Kodėl neužtenka kalbėtis kartą metuose?
Be jau išvardytų reguliarių pokalbių privalumų, reikia pastebėti, kad vienas metinis veiklos aptarimo pokalbis dažnu atveju nebeatitinka šiuolaikinių organizacijų veiklos specifikos. Vis daugiau įmonių plečia darbo formų įvairovę: daugėja laisvai samdomų specialistų, kurie pagal sutartis atlieka konkretų darbą, teikia paslaugą arba dirba konkrečiame projekte. Bendradarbiaujant su tokiais žmonėmis būtinas dažnas veiklos, rezultatų ir tikslų aptarimas.
Metinis pokalbis vis mažiau ima tikti dar ir bendroje situacijoje, kai darbuotojų darbo vienoje organizacijoje trukmė trumpėja, ir tais atvejais, jei organizacija susiduria su masinio išėjimo iš darbo reiškiniu (angl. The Great Resignation).
Jei kalbamės tik kartą per metus, prarandamas lankstumas keisti situaciją ir daryti įtaką rezultatui. Be to, reti pokalbiai kelia didelį stresą tiek darbuotojui, tiek vadovui.
Norint, kad darbuotojai būtų įsitraukę ir motyvuoti, labai svarbu palaikyti prasmės jausmą jų kasdieniame darbe. Tam pokalbiai yra puiki priemonė. Dažnai manoma, kad prasmė svarbi tik jaunajai darbuotojų kartai, bet iš tiesų ji susijusi su absoliučiai visų darbuotojų įsitraukimu ir motyvacija. Taigi kuo dažniau kalbamės, tuo daugiau prasmės ir motyvacijos kuriame, ir atvirkščiai.
Patarimai vadovui inicijuojant reguliarius pokalbius su darbuotojais:
· Stenkitės palaikyti savaitės, mėnesio ar ketvirčio trumpų pokalbių su darbuotojais ritmą.
· Jeigu jūsų organizacijoje vyksta tik metiniai pokalbiai, vis tiek yra gerai ir būtina juos tęsti. Tačiau rekomenduotina nelaukti, kol kolegos iš personalo skyriaus pasiūlys kalbėtis dažniau – suvokdamas pokalbių prasmę kiekvienas vadovas dažnus reguliarius pokalbius pats gali paversti savo įprastine darbo dalimi, kuriančia ryšius su komanda, padedančia siekti bendrų rezultatų ir užtikrinančia mažiau netikėtumų, susijusių su darbuotojų motyvacija ir lūkesčiais.
· Aiškiai žinokite, ką norite aptarti su darbuotoju: ar kalbėsite apie konkretaus laikotarpio tikslus ir rezultatus, aptarsite einamuosius darbus, ar bus kalbama apie darbuotojo augimą, vertinama jo elgsena, ar tai bus laisvo formato pašnekesys, pasidalinimas nuomonėmis, džiaugsmais, problemomis bei lūkesčiais.
· Kalbėkite apie bendrus organizacijos tikslus ir siekius, parodykite darbuotojui, kaip jo darbas prisideda prie bendro rezultato.
· Klauskite darbuotojo, kaip jis jaučiasi darbe, kas jį motyvuoja, kas padeda arba trukdo siekti rezultatų, susitarkite, kaip šalinsite trikdžius.
· Metinio pokalbio metu kalbėkite apie darbuotojo lūkesčius karjeros atžvilgiu – visada geriau, jei darbuotojas kils karjeros laiptais jūsų, o ne kitoje organizacijoje.
· Į pokalbį su darbuotoju eikite pozityviai nusiteikę, kalbėkite su darbuotoju tuomet, kai nuoširdžiai norite padėti jam siekti rezultatų, augti ir tobulėti. Jeigu esate negatyviai nusiteikęs darbuotojo atžvilgiu, perkelkite pokalbį kitam laikui.
Patarimai darbuotojui ruošiantis pokalbiui su vadovu:
· Būtinai pasiruoškite pokalbiui, pasižymėkite viską, kuo galite pasidžiaugti, nesikuklinkite ir įvardinkite savo pasiekimus.
·Nelikite pasyviu dalyviu, aktyviai siekite aptarti tai, kas jus domina. Prieš pokalbį atsakykite sau į klausimą, ko jūs patys iš pokalbio tikitės, ir pokalbio metu prisiimkite atsakomybę to pasiekti.
·Apgalvokite ir per pokalbį įvardinkite, kuo vadovas jums galėtų padėti gerinti savo veiklą, kokie darbai ar projektai būtų įdomūs ateityje, kokių lūkesčių savo darbui ar vadovui turite.
·Užduokite klausimus, kuriais norite sužinoti vadovo nuomonę.
· Tikėdamiesi kilti karjeros laiptais ar sulaukti atlygio pakėlimo, teiraukitės, ko turėtumėte išmokti, kokių žinių ar įgūdžių įgyti, kad to pasiektumėte.
