Naujam vadovui yra svarbu suvokti, jog perėjus į vadovo poziciją tampama atsakingu ne tik už savo, bet ir visos savo komandos atliekamus darbus. Vadovas gauna tikslus ir kryptį iš aukštesnių vadovų, o kartu su savo komanda turi šiuos tikslus įgyvendinti. Kaip nepasiklysti tarp naujų užduočių ir gebėti jas deleguoti?
Naujajam vadovui gali kilti pagunda imtis daugiausiai ir sunkiausių projekto darbų. Tačiau reikia nepamiršti, kad vadovui taip pat tenka papildomų organizavimo bei atskaitomybės darbų – darbų planavimas, susirinkimų vedimas, ataskaitų rengimas, bendravimas su kitais vadovais. Šie darbai užtrunka ir reikalauja energijos, tad reikia įsivertinti, kokius ir kiek projekto darbų gali atlikti pats vadovas.
Pagundų persidirbti netrūksta
Vadovo pagrindinė užduotis yra pilnai įgalinti komandą darbui ir deleguoti bei paskirstyti darbus – kad kiekvienas komandos narys turėtų aiškius darbus pagal turimas ar norimas įgyti kompetencijas, galėtų efektyviai atlikti savo užduotis bei suprastų atliekamų darbų prasmę bei naudą organizacijai.
Naujojo vadovo pagrindinis prioritetas – įgalinti komandą sėkmingai atlikti projekto darbus ir pasiekti jo tikslą. Likusį laiką vadovas gali skirti tobulindamas darbo procesus, eigą arba pats prisidėdamas prie projekto darbų atlikimo.
Mano, kaip programinės įrangos architekto, pagrindinis tikslas ir atsakomybė – užtikrinti sėkmingą projekto techninę realizaciją. Tad mano pagrindiniai darbai yra techninės strategijos ir vizijos kūrimas bei jos perdavimas komandai. Šias veiklas atlieku tvarkydamas dokumentaciją, darydamas pristatymus komandai, analizuodamas problemas, ieškodamas galimų sprendimo variantų bei kartu su komanda išrinkdamas optimaliausią sprendimą.
Kada komanda supranta viziją, žino organizacijos strategijos detales bei gali efektyviai įgyvendinti realizacijos tikslus, aš galiu užsiimti kitais darbais – arba ruošti planus ateinantiems techniniams darbams arba pats prisidėti prie projekto darbų atlikimo. Asmeniškai dienos darbuose siekiu suderinti tiek strategines, tiek taktines veiklas. Per daugiau nei aštuonerius metus darbo IT dabartinėje įmonėje, teko prisidėti prie daugiau nei dešimties projektų įgyvendinimo. Tad remdamasis ankstesne patirtimi, užsiimti dokumentacijos, analizės darbais išmokau ir strateginėje dalyje, tačiau taip pat nepamiršti atlikti ir praktines taktines veiklas, taip padedant komandai su projekto darbų atlikimu bei užtikrindamas, kad mano praktinės žinios ir gebėjimai išliks ir čia aukštame lygmenyje.
Valdyti laiką galima išmokti
Projektų vykdymui organizacijoje dažniausiai naudojama „Scrum“ metodologija, kurioje kiekvieną rytą yra vykdomi „stand-up“ tipo susirinkimai, kurių metu aptariama, kaip komandai sekasi vykdyti darbus ir ar yra kokių iššūkių bei problemų. Šių susirinkimų metu kolegos gali pranešti apie problemas ar paprašyti pagalbos.
Tačiau gali būti atvejų, kai kolegos to nepadaro, bet yra matoma, kad jis ar ji jau ilgai dirba prie tos pačios užduoties, o progreso nėra arba jis yra nedidelis.
Tokiais atvejais, po susirinkimo tiesiai pakalbinu kolegą ir paklausiu, kaip sekasi atlikti užduotį ir ar tikrai nereikia pagalbos. Kalbant dviese, kolega gali jaustis drąsiau prašant pagalbos negu prieš visą komandą. Taip pat, sulaukus tokio klausimo tiesiogiai iš vadovo, komandos narys gali netiesiogiai suprasti, kad vadovas jau tikisi progreso, tad reikia atvirai komunikuoti, ar užduotis bus sėkmingai atlikta laiku. Visgi, tai reikalauja gero tarpusavio santykio ir ryšio su vadovu, kadangi neturėtų būti jaučiama baimė vadovui tiesiai pasakyti, kaip sekasi vykdyti užduotį ir paprašyti pagalbos. Tad vadovui yra svarbu būti empatiškam, suprasti, palaikyti ir padėti savo komandos nariams.
Visgi svarbu sekti ne tik darbuotojų progresą, bet ir savo paties. Viename iš pirmųjų projektų, kuriame užėmiau projekto vadovo poziciją, teko daug bendradarbiauti su kitomis inžinerinėmis komandomis. Kitos komandos turėjo paruošti mums reikalingą infrastruktūrą, duomenų bazes ir t.t. Pagrindiniai darbai buvo kitų komandų atstovų reguliariai paklausti apie progresą, pasiteirauti, ar yra kokių nesklandumų ir atsakyti į iškilusius klausimus ar kartu išspręsti iškilusias problemas. Kadangi tų komandų buvo nemažai, visa ši komunikacija užtrukdavo nemažai tiek laiko, tiek energijos prasme, o aš buvau apsiėmęs daryti viską.
Supratau, kad taip elgdamasis, nebespėju atlikti kitų svarbesnių darbų, kurie leistų efektyviau įgalinti ir padėti komandai siekti projekto tikslų. Tad delegavau šias bendradarbiavimo užduotis keliems komandos nariams. Kolegoms aiškiai perteikiau, ką norime pasiekti šia komunikacija, kokias reguliarias užduotis reikia atlikti, kaip aš jiems padėsiu, iškilus problemoms ir kaip jie man praneš apie progresą, kad galėčiau sekti darbų atlikimą aukštesniame lygyje.
Šis problemos sprendimas leido man sutaupyti laiko, kurį galėjau skirti didesnės svarbos darbams, o tuo pat metu keli komandos nariai gavo daugiau atsakomybių bei galimybes gerinti savo komunikacijos bei bendradarbiavimo įgūdžius, kurie lėmė jų sėkmingą augimą karjeroje.
