Susitikimai, rengiami pasiūlymai, nenutylantys telefono skambučiai, buhalteriniai klausimai ir kasdienės administracinės užduotys – nenuostabu, kad mažam verslui valandų paroje dažnai pritrūksta, tad tenka aukoti arba įmonės augimą, arba savo sveiką protą. Ir, nors technologijos šioje rutinoje gerokai pagelbėtų, didelė dalis verslininkų vis dar abejoja jų nauda verslo augimui.
2020 m. prasidėjusios COVID-19 pandemijos aisbergas gerokai krestelėjo globalios ekonomikos titaniką, tačiau tuo pačiu suteikė stimulą sparčiau diegti skaitmeninimo sprendimus. Naujųjų laikų „nafta“ – duomenys apie klientų įpročius ir įmonėje vykstančius verslo procesus, todėl verslas turi išmokti šiuos duomenis įdarbinti. Kuo didesnis verslas, tuo didesniais duomenų srautais jis operuoja, todėl, norint juos efektyviai suvaldyti, būtini skaitmeniniai sprendimai – šiais laikais konkurencinį pranašumą lemia nebe įmonės dydis, o jos greitis reaguojant į technologinius ir vartotojų poreikių pokyčius. Nepaisant šių aplinkybių, 2020 metais SEB atliktos smulkių ir vidutinių įmonių apklausos duomenimis, savo verslo ateitį be inovacijų mato net 41 proc. apklaustųjų. Tai rodo, kad dalis įmonių vis dar dirba iš inercijos, nors galėtų dirbti daug efektyviau.
Stebina tai, kad itin dažnai net didelės įmonės nenaudoja elementarių technologinių sprendimų – interaktyvaus kalendoriaus planuotojo ar darbuotojo laiko apskaitos programos, o vėliau stebisi, kodėl verslo sraigteliai sukasi braškėdami, kai konkurentai dirba atsiraitoję rankoves.
Kodėl skaitmenizuotis apsimoka?
Skaitmenizuotis priežasčių yra ne viena, bet aš išskirčiau tris svarbiausias.
Pirma, įdiegtos technologijos sutaupo nemažai laiko, todėl galima susitelkti į kitus svarbius dalykus: užuot kasdien atlikdami laiką ryjančias administracines užduotis (duomenų suvedimą į sistemą, sąskaitų faktūrų išrašymą, prekių likučių žymėjimą), darbuotojai tą laiką galėtų skirti pokalbiui su esamais ar potencialiais klientais, produktų ir paslaugų tobulinimui bei kitoms, verslo plėtrą užtikrinančioms strateginėms užduotims.
Antra, inovatyvūs įrankiai gali sutaupyti pinigų. Pavyzdžiui: CRM (Customer relationship management) įrankis gali automatiškai nustatyti, kuriame kliento kelionės etape praleidžiate progą sudaryti papildomą sandorį, apskaitos programinė įranga pateikti įžvalgų, kur ir kodėl sumokėjote per daug mokesčių, atsarginė duomenų kopija – užtikrinti, kad nepatirtumėte prastovų ir neprarastumėte klientų dėl dingusių duomenų, o projektų valdymo programa užtikrins, kad nebūtų praleistas paslaugų teikimo terminas ar dėl vėlavimo pažeistas kuris nors sutarties punktas.
Trečia, skaitmeninės priemonės palaiko naujai atsiradusį klientų poreikį maksimaliai apriboti asmeninį bendravimą ir buvimą viešose vietose. Klientai – verslo varomoji jėga, tad, norint šių srautų neprarasti, būtina visomis priemonėmis jiems asistuoti.
Visų programų neįdiegsi – pakaks svarbiausių
Žinoma, visų programų, kurios palengvina kasdienius procesus, neįdiegsi, o ir nereikia. Pradiniame etape, kad būtų galima pamatyti skirtumą ir netektų vėliau gailėtis, pakaks 5. Svarbu, kad šios programos nereikalauja didelių investicijų, tačiau poveikis sklandiems verslo procesams – milžiniškas.
1. Verslo valdymo sistema (ERP)
Verslo valdymo sistema (Enterprise Resource Planning) yra skirta optimizuoti įmonės viduje ir išorėje atliekamų funkcijų procesus. 2021 m. Belgijos vienaragis, „Odoo“ verslo valdymo sistema optimizuoja komunikacijos kanalus bei realiu laiku atvaizduoja verslo rodiklių ataskaitas, taip užtikrindama darbuotojų ir įrenginių veiklos efektyvumą. Joje integruoti visi verslui reikalingi įrankiai, todėl kasdieniams procesams skirtingos programos nereikalingos – 7 mln. „Odoo“ vartotojų bendruomenė garantuoja sistemos plėtros tęstinumą, tad baimintis dėl būtinų atnaujinimų ir programos funkcionalumo nėra pagrindo.
2. Programinės įrangos naudojimo laiko monitoringas
Laiko valdymas šiais laikais yra svarbus elementas praktiškai kiekvienam, nes kuo mažiau laiko skiriame pašalinėms veikloms, tuo daugiau laiko lieka kitiems svarbiems dalykams nuveikti. Tai galioja ir verslui. „RescueTime“ registruoja laiką, kurį darbuotojai praleidžia užsiimdami tam tikromis veiklomis – tvarkydami elektroninius dokumentus, naudodamiesi kitomis programomis ar naršydami interneto svetainėse. Programa suskirsto šias veiklas į skirtingas kategorijas ir grafiškai pavaizduoja, kiek sugaišta laiko įmonės komunikaciniuose kanaluose, socialiniuose tinkluose ar bendraujant su klientais. Kadangi yra galimybė į vieną sistemą sujungti naudojamą darbo telefoną ir kompiuterį, ši programa – puikus būdas padidinti darbuotojų produktyvumą ir sutelkti jų fokusą į „karščiausias“ verslo sritis.
3. Elektroninis parašas
Baltijos šalyse yra atlikti tyrimai, kad įmonėje išrašomos sąskaitos faktūros kaina yra vidutiniškai 7 Eur, gaunamos – 11 Eur. Popieriaus, ant kurios ji atspausdinta, savikaina – 3 centai, likusi suma susidaro ją fiziškai nešiojant iš taško A į tašką B. Klausimas – ar įmonei to reikia? Todėl verslas turėtų nugalėti pradinį pasipriešinimą technologijoms ir pasirūpinti e-parašu, kad apsikeitimas skaitmeniniais dokumentais būtų sklandus, greitas, patikimas ir pigesnis.
Dauguma elektroninio parašo įrankių suteikia galimybę priskirti parašų terminus ir automatiškai siųsti priminimus visoms šalims, kurios dar elektroniniu būdu nepasirašė. Be to, kad šis sprendimas yra tvarus (nenaudojamas popierius), dabartinėje pakitusioje nuotolinio darbo kultūroje jis yra itin patogus.
4. Slaptažodžių tvarkyklė
Nuolat į viešumą iškylančios įvairių įmonių klientų prisijungimo duomenų nutekėjimo istorijos ne tik nepadeda verslo reputacijai, bet ir gali grėsti teisine atsakomybe. Kad taip nenutiktų, derėtų pasirūpinti patikima slaptažodžių tvarkykle ir jų saugojimu – lietuvių sukurtas „NordPass“, vienas tokių. Vienas svarbus privalumas – bendru įmonės slaptažodžiu gali dalintis keli atsakingi darbuotojai, tad, nutikus force majeure, prie būtinų dokumentų ar sistemų operatyviai gali prisijungti kiti kolegos. Tvarkyklė taip pat informuoja, jeigu vienas iš slaptažodžių yra nutekintas į viešumą.
5. Kibernetinio saugumo programinė įranga
Statistikos departamento duomenys rodo, kad internetą kasdienėje veikloje 2020 m. paslaugas teikiančiose įmonėse naudojo 64,1 proc. dirbančiųjų ir 40,9 proc. – dirbančiųjų gamybos įmonėse. Naudojimasis internetu auga visų dydžių gamybos ir paslaugų įmonių grupėse: 52,8 proc. – didelėse įmonėse, 54,2 – vidutinėse įmonėse ir 56,9 proc. – mažose įmonėse (2019 m. – atitinkamai 45,7 proc., 46,9 proc. ir 48,6 proc.).
Turbūt, sunku būtų įsivaizduoti šiuolaikinį sėkmingą verslą, kuris nesinaudotų internetu, tačiau su atsivėrusiomis galimybėmis tenka ir grėsmės – kaip apsaugoti jautrius įmonės duomenis nuo programišiu? Nors didesnėse korporacijose dažnai yra įdiegtos sudėtingos duomenų apsaugos sistemos, mažos įmonės taip pat gali tapti kibernetinės atakos aukomis, jei nesiima tinkamų priemonių apsisaugoti. Puiki pradžia – įsigyti antivirusinę programinę įrangą, kuri apsaugo kompiuterius ir tinklus nuo virusų ir kitų kenkėjiškų atakų. Taip pat galima apsvarstyti galimybę įsigyti verslui skirtą virtualaus privataus tinklo (VPN) sprendimą, kad užtikrintumėte, jog tik jūsų įgalioti vartotojai galėtų pasiekti įmonės internetinį tinklą.
Susitvarkius šiuos jūsų verslui svarbius dalykus, taps aiškiau, kodėl iki šiol vaizdas buvo išskydęs ir atnaujinamos įmonės misijos bei vizijos aiškaus pokyčio neatnešdavo. Po šios verslo „higienos“ galima galvoti apie kitus skaitmenizavimo žingsnius ir, klausimo, kodėl man nesiseka, kilti nebeturėtų.
