Verslo pozicija

2021.10.22 15:03

Ieva Iacob. Bilietas į nuotolinį susirinkimą – įjungta kamera

Ieva Iacob, „Grand Partners“ ugdymo partnerė, koučingo specialistė2021.10.22 15:03

Nors susirinkimuose praleidžiame apie 37 proc. laiko, tyrimai rodo, kad daugiau nei trečdalis jų yra beverčiai, o 9 iš 10 dalyvių jų metu svajoja. Įdomu ir tai, kad kas antras mano, jog susirinkimai – visiškai laiko švaistymas, o 3 iš 4 dalyvių atlieka su susirinkimu nesusijusius darbus.

Kažkada pabandžiau suskaičiuoti, kad jei dešimt vidutinės grandies vadovų valandą laiko sėdi susitikime, organizacijai tai kainuoja apie 250 eurų. Vadovams, su kuriais dirbu, sakau prisiminti paskutinį susirinkimą ir pagalvoti, ar mokėtų už jį tokią sumą – tai tikrai leidžia nusakyti susirinkimo efektyvumą. Susirinkimas turi būti toks, kad drąsiai galėtum sakyti „moku, buvo naudinga“.

Susirinkimai – organizacijos kultūros atspindys

Tyrimai rodo, kad susirinkimai – vienas laiko vagių, tačiau jie – būtini. Susirinkimai yra vienas iš vadovavimo, kontrolės įrankių, taip pat vadovo reprezentacija, tačiau neretai jų kokybė verčia tik gūžtelti pečiais. Mėgstu sakyti, jog būtent susirinkimai yra organizacijos kultūros atspindys. Kai konsultuoju įmones, kaip efektyvinti jų veiklą, pati stebiu susirinkimus, nes tuomet labai daug gali sužinoti apie organizaciją ir jos problemas.

Įprastai susirinkimai yra skirstomi į du tipus – informacinį ir strateginį. Kadangi šiuo metu egzistuoja daugybė platformų, kuriomis galime dalintis informacija, jos sklaidai susirinkimo metu turėtume skirti ne daugiau kaip 30 proc. laiko, o likusius 70 proc. – strateginiam planavimui, idėjų generavimui.

Per mažai dėmesio pasiruošimui

Neretai susirinkimai primena ataskaitą vienam žmogui, o daugiau nei pusė jo dalyvių – paprasčiausiai nuobodžiauja. Kartais susirinkimai daromi sistemingai, nepriklausomai nuo to, ar yra ką aptarti. Yra tekę dalyvauti ir tokiuose susirinkimuose, kurie primena gerą vakarėlį – visi šneka, daug diskutuoja, tačiau jokie sprendimai nėra priimami, o išėjus galvoji „ką turiu daryti? Tikriausiai nieko, kažkas kitas padarys“. Tuomet darbuotojai ilgainiui pradeda skųstis, kad kaskart kalba apie tą patį.

Prie neefektyvių susirinkimų prisideda tai, jog per mažai dėmesio yra skiriama pasiruošimui. Greit subėgame, nežinome, apie ką bus kalbama. Darbuotojai turi būti iš anksto informuoti, ką reikia perskaityti, apgalvoti. Vadovo atsakomybė tiksliai pranešti, kaip reikia pasiruošti, kad būtų išvengta interpretacijų.

Neturi darbotvarkės – nedaryk susirinkimo

Viena auksinė taisyklė, nepaisant to, koks ir kokiu būdu susirinkimas planuojamas. Neturi darbotvarkės – nedaryk susirinkimo. Tema su klausimais nėra darbotvarkė – turi būti aiškiai sustyguota, kiek laiko skiriame klausimams, ką darysime kiekvieną minutę. Tai svarbu norint valdyti laiką, o gebėjimas sekti darbotvarkę taip pat daug pasako apie vadovą. Jei numatytas valandos trukmės susirinkimas, o išeini po trijų – tai nepagarba kitų laikui.

Nuotoliniai susitikimai nėra tokie patys

Darbui persikėlus į nuotolį vadovai susirinkimus priėmė kaip kontrolės įrankį, darbuotojai išsigando, kad nebėra komunikacijos ir vienas kitam pradėjo skambinti kiekvienu klausimu, – apie dėl karantino pasikeitusius įpročius pasakoja ugdymo ekspertė. – Galiausiai, žmonės pradėjo skųstis, kad jie visą dieną sėdi susitikimuose, pasitarimuose, nebeliko laiko atlikti savo tiesiogines užduotis.

Didžiausia klaida, kuri buvo padaryta prasidėjus karantinui – siekis nuotoliniu būdu susirinkimus organizuoti taip, kaip jie buvo organizuojami tiesiogiai.

Kaip pastebi psichologas dr. Arvydas Būta, kai kalbame apie kontaktinius susirinkimus, vyksta sinchroninė komunikacija – čia ir dabar. Kai dirbame nuotoliu, atsakymo tenka palaukti, tačiau tai nėra įprasta, todėl norėjome sinchroninį bendravimą perkelti į nuotolį, o tuomet prasidėjo klaidos.

Trunka ilgiau

Nuotoliniai susirinkimai, anot ekspertės, trunka maždaug 30 proc. ilgiau nei įprastai. Susirinkimo trukmė priklauso nuo koordinavimo įgūdžių, techninių sprendimų. Susirinkimo trukmė, anot pašnekovės, pirmiausia turėtų priklausyti nuo jų dažnumo.

Susirinkimas neturėtų trukti ilgiau nei pusantros valandos. Maždaug po valandos mažėja koncentracija, prasideda blevyzgojimas, todėl rekomenduočiau susitikimui skirti 55 minutes, kad žmogus turėtų laiko sau, jei netrukus turės jungtis į kitą.

Didžiausia problema – darbuotojų įtraukimas

Dažniausios problemos, kurias įvardija darbuotojai – susirinkimai yra nuobodūs, neproduktyvūs, o dažniausias vadovų klausimas – kaip įtraukti dalyvius.

Siekdami taupyti laiką, kviesite žmones jungtis bent penkiomis minutėmis anksčiau. Jei darote strateginį susirinkimą, nepabijokite pasinaudoti įvairiais įrankiais, pavyzdžiui, „mural“ programa. Siekdami produktyvumo, ieškokite būdų, kaip įtraukti žmones, nepaisant to, kad jie ne vienoje erdvėje. Kai esame vieni savo erdvėje, turime daugiau dirgiklių, todėl išlaikyti žmonių dėmesį tampa sudėtinga.

Įvairinkite susirinkimus

Norint didesnio darbuotojų įsitraukimo, pirmiausia reikia skirti jiems roles – moderuoti, konspektuoti ar sekti laiką. Tuomet susirinkimas būna kokybiškas, o minutė įgauna kitokią prasmę ir laikas yra išnaudojamas tinkamai. Žinoma, visuomet nutiks taip, kad susirinkimas gali užtrukti ilgiau, tačiau svarbu, kai tai netaptų norma, o darbuotojai žinotų, kad gali drąsiai planuotis savo laiką.

Dar vienas būdas – „Stand Up Meetings“, kuomet susirinkimas vyksta stovint. Įvairovė visada gerai. Susirinkimai atsistojus yra naudingi, kai norime, kad būtų greitesni, nes stovėti nėra taip patogu, kaip sėdėti. Siekiant geresnių rezultatų, gerai yra ir keisti erdves, pozicijas, nes toje pačioje vietoje gimsta tos pačios idėjos. Darbuotojams reikia įvairių stimulų.

Jei visada susėdame prie didelio stalo, kad ir koks jis bebūtų, turime dvi barikadų puses, o tai skatina konfliktinius klausimus, aršesnes diskusijas, todėl galima sėsti prie mažesnių stalų. Priklausomai nuo temos, laiko, ne mažiau svarbu pasirinkti ir teisingą erdvę, jau nekalbant apie orą. Patalpa turi būti gerai vėdinama, nes deguonis trūkumas stabdo visą smegenų veiklą, pradedame žiovauti, snūduriuoti.

Net 60 proc. žmonių yra vizualikai – informaciją jie įsisavina per vaizdus, todėl visuomet rekomenduoju savo žodžius papildyti ir vaizdine medžiaga.

Įjungta kamera – bilietas į susirinkimą

Nuotoliniuose susirinkimuose galioja ne tik įprasti etiketo, bet ir skaitmeninio intelekto reikalavimai. Pirmiausia, nerekomenduoju daryti susirinkimo, jei žmonės neįsijungia kamerų. Kai darome kontaktinius susitikimus – juk nesėdime su maišais ant galvos, todėl jei bendraujame, turime matyti vienas kitą. Įjungtą kamerą galite laikyti bilietu į susirinkimą.

Kitas dalykas, kuris yra svarbus – savęs pozicionavimas. Jei anksčiau sakydavome, kad sutinka pagal rūbą, tai dabar sutinka pagal kvadratą, matomą kompiuterio ekrane. Jei matosi tavo virtuvė ar biblioteka, kuri per arti, tai jau yra negerai, nes žmonių dėmesys bus nukreiptas kitur, todėl užsidėkite foną, atkreipkite dėmesį į apšvietimą, dydį – jei matome nedidelį žmogų, pasąmonėje jis mums atrodo mažiau reikšmingas.

Taip pat svarbu ir tai, kaip padėta kamera – akys visuomet turi būti kameros lygyje. Tuomet atrodo, kad palaikote akių kontaktą.

Žmogus turi jaustis komandos dalimi

Net ir darbui persikėlus į nuotolį, nederėtų pamiršti komandos formavimo susirinkimų. Ne paslaptis, kad pandemija turėjo žymių pasekmių ir žmonių psichikos sveikatai, todėl skirti laiko paklausti, kaip sekasi, pakalbėti apie Euroviziją ar naujus receptus – labai reikalinga, kad žmonės pasijustų esantys komandos dalimi.

Mums svarbus tikslumas ir sklandi tekstų kalba. Jei pastebėjote klaidų, praneškite portalas@lrt.lt