Verslas

2019.05.06 18:08

Jolita Kochanskė. Šeši patarimai, kaip taupyti projekto biudžetą

Projekto ar kampanijos varomoji jėga – ne tik strategiškai ar kūrybiškai mąstanti komanda. Idėjų įgyvendinimas dažnai atsiremia į dar vieną svarbų komponentą – biudžeto eilutę. Efektyvus pastarosios valdymas, ne mažiau nei rezultatai, atspindi įgyvendinto projekto sėkmę.

Laikydamosis tam tikrų taisyklių, įmonės gali ne tik sutaupyti, bet ir užtikrinti sklandų projekto įgyvendinimą.

Pateikiu 6 patarimus, kaip taupyti projekto biudžetą ir užtikrinti, kad iš varomosios jėgos šis netaptų stabdančiąja jėga.

1. Aiškiai formuluokite tikslus

Efektyvus kiekvieno projekto ar kampanijos biudžeto planavimas prasideda nuo tikslų išsikėlimo. Tik aiškiai žinant, kokių veiklos rezultatų siekiama, verta nustatyti biudžeto ribas. 

Įprastai iškėlus, pavyzdžiui, kampanijos, tikslus, agentūra kuria jos koncepciją, o tada – idėjas, kaip ją įgyvendinti. Nuo to priklauso ir projekto biudžetas. Pasitaiko atvejų, kai norint sutaupyti, iš pasiūlytų idėjų renkamasi kaip iš meniu. Tačiau svarbu suvokti, kad tokiu atveju reikėtų mažinti ir pačius tikslus, nes idėjos visų pirma susijusios su jais, o tik tada – su biudžetu.

Užuot renkantis pavienes idėjas, rekomenduojama dar prieš duodant užduotį agentūrai išsigryninti tikslus ir, jei įmanoma, atsisakyti mažiau svarbių. 

2. Idėjas generuokite kartu

Projekto vystymo etape taupyti biudžetą padeda ir savo bei agentūros laiko taupymas. 

Tiek kuriant projekto koncepciją, tiek siūlant idėjas, agentūrai ir klientui, užuot pasidalijus vaidmenimis, rekomenduojame dirbti komandoje. Nors visada stengiamės kuo labiau įsigilinti į kliento verslo sritį ir kuo geriau perprasti prekės ženklą ir t. t., klientas vis tiek geriau suvokia situaciją. Tad jo dalyvavimas generuojant idėjas apsaugo nuo agentūros laiko švaistymo – klientas laiku gali pakreipti sprendimus tinkama linkme. O jeigu taikli idėja sugalvojama per vieną, o ne per penkias sesijas, tai visada kainuoja pigiau.

Kai jau aiškūs tikslai, pasiūlyta koncepcija ir idėjos, gavus agentūros parengtą biudžetą, verta perklausti, ar galima kažko atsisakyti, jei tai nesutrukdytų pasiekti apsibrėžtų tikslų.

3. Pateikdami agentūrai užduotį (brief‘ą), nurodykite ir biudžeto ribas

Galbūt tai skamba kontraversiškai – suprask, žinodama biudžeto ribas, agentūra veiksmus planuos taip, kad jos būtų pasiektos, tačiau tai padeda taupyti ir laiką, ir pinigus.  

Pasitaiko įvairių atvejų: vieni klientai prašo pirma siūlyti idėją, nes „jei ji bus gera, atsiras ir pinigų jai įgyvendinti“. Kiti nustato biudžeto ribas. Treti – visai nenumato biudžeto. Tačiau tiesa ta, kad įprastai klientai turi metinį biudžetą, tad bent apytiksliai numano, kokią jo dalį galės skirti konkrečiam projektui. Tad įvertinus agentūros darbą esant kiekvienai iš minėtų sąlygų, manau, kad biudžeto gairės turėtų pasiekti agentūrą kartu su užduotimi. 

Kokiu būdu tai padeda sutaupyti? Užkertant kelią kūrimui, vystymui, pristatymui ir koregavimui tų idėjų, kurios negali būti įgyvendinamos dėl mažo biudžeto arba kurias reikėtų keisti kitomis idėjomis, gavus didesnį biudžetą. Kuo greičiau sužinoma ne tik tai, ko nori klientas, bet ir kiek biudžeto tam skiriama, – tuo greičiau prisitaikoma, parenkama efektyvi kryptis ir imamasi ją įgyvendinti, užuot delsus bandant nuspėti, kiek skirta lėšų idėjoms įgyvendinti. 

Pavyzdžiui, nedidelis biudžetas – anokia kliūtis. Žinodami faktą, iš karto siūlysime kitos apimties veiksmus, kurie gali būti ne mažiau efektyvūs ir duoti ne prastesnį rezultatą. Klientui tai nutylėjus, bus veltui eikvojamas laikas. Jei kampanijai skirtos lėšos itin nedidelės, galime iš anksto įvertinti, ar ją apskritai verta įgyvendinti, – galbūt biudžetą pavyks išnaudoti efektyviau investuojant į visai kitus veiksmus.

Trumpai tariant, taupyti padeda kolegiški / partneriški santykiai: klientas gali informuoti apie turimą biudžetą, o agentūra turi teisę pranešti, kad jo neužteks arba kad tiek nereikia norimam rezultatui pasiekti. Pavyzdžiui, iš patirties patarti, kad tą patį tikslą pavyktų pasiekti ne organizuojant didelių išlaidų reikalaujantį renginį, o įvykdžius kampaniją su pora nuomonės formuotojų (influencerių). 

4. Apgalvokite kaštų dalybas

Kai kurios kampanijos, renginiai ar projektai gali būti naudingi ne tik jums, bet ir kitam su jumis nekonkuruojančiam prekės ženklui. Pavyzdžiui, organizuojant renginį, kuriame pristatomas naujas automobilis, galima bendradarbiauti su dizaineriais, kurių kolekcija būtų demonstruojama renginio metu, ir su jais pasidalyti renginio organizavimo kaštus.

Bendradarbiaujant pavyksta ne tik sutaupyti, bet ir pasiekti platesnę auditoriją, t. y. kito prekės ženklo tikslines grupes. Kartu be didesnių pastangų ir pokyčių tai paįvairina įprastą prekės ženklo komunikaciją. 

Tačiau prieš vertinant bendradarbiavimo naudą, reikia įsitikinti, ar būsimų partnerių vertybės neprieštarauja jūsiškėms, ar jų auditorija jums yra bent šiek tiek aktuali. Taip pat būtina įvertinti, kad šiuo atveju dalijamasi ne tik išlaidomis, bet ir viešumu. Partnerių prekės ženklas neturi užgožti organizatoriaus, o nauda, kurią kiekviena pusė gauna iš bendradarbiavimo, turi būti proporcinga kiekvienos jų finansiniam indėliui.  

5. Suplanuokite daugiau, įvertinę ankstesnes pamokas 

Skamba kontraversiškai? Iš pirmo žvilgsnio taip, bet kartais geriau suplanuoti daugiau tam, kad išleistume mažiau. Nenukrypti nuo biudžeto dažnai nepavyksta, taigi vertėtų iš ankso numatyti, kad projekto vykdymo metu jis gali išaugti 10–20 proc. Tiek pasilikite papildomoms išlaidoms – kartu išvengsite galvos skausmo ir laiko sąnaudų dėl netikėtų finansinių nuokrypių. Kaip buvo minėta, laiko sąnaudos lygu papildomos išlaidos.

Kai kurios geros idėjos gimsta būtent projekto vykdymo metu, o nedidelė investicija į jas gali turėti svarios reikšmės galutiniam rezultatui. Kita galima situacija – tik pradėjus įgyvendinti projektą pamatoma, kad ne viskas veikia taip, kaip buvo planuota, tad tenka nedelsiant ieškoti naujų sprendimų. Čia ir praverčia iš anksto numatytas papildomas biudžetas.

Prisiminkite ir ankstesnius projektus bei jų pamokas – kokių kaštų nebuvote numatę, su kokiomis netikėtomis išlaidomis susidūrėte. Tikėtina, kad agentūra taip pat turės ne vieną vertingą patirtį / pamoką, padėsiančią pasiruošti netikėtoms išlaidoms. 

6. Atidžiai sekite ir reaguokite

Patartina iš anksto numatyti priemones, padėsiančias kontroliuoti biudžetą. 

Tam itin praverčia lentelės, kurias įprastai laikome debesyje – tam, kad ir klientas, ir agentūra galėtų fiksuoti pokyčius ir juos stebėti realiuoju laiku. Žymėkite, kiek išleidote, kokią dalį viso biudžeto tai sudaro, kiek liko papildomoms išlaidoms. Situacijos sekimas realiuoju laiku taip pat padeda puikiai pasiruošti netikėtumams – jei atsiranda nenumatytų išlaidų, nedelsdami galite įvertinti savo galimybes ir imtis veiksmų.