Gyvenimas

2021.04.08 11:08

5 patarimai, kaip suplanuoti savo laiką ir nuveikti daugiau

LRT.lt2021.04.08 11:08

Darbui persikėlus į namus, laisvo laiko nepadaugėjo. Atvirkščiai – jo liko dar mažiau, nes galimybė dirbti iš namų ištrynė visas ribas tarp darbo ir poilsio, užduočių bei atsakomybių kiekiai liko tokie patys arba net didesni, o asmeninis efektyvumas sumenko. Tad kodėl skiriasi žmonių produktyvumas ir ką daryti, kad viršvalandžiai po darbo neatimtų malonumo džiaugtis mėgstama veikla, klausiama startuolio „Cast AI“ pranešime žiniasklaidai.

Asmeninio laiko planavimas yra svarbus norint sumažinti streso lygį, kai nuolat jaudinamasi, kad kažką pamiršite ar neatliksite laiku. Tinkamas darbų paskirstymas padeda ne tik efektyviau dirbti, bet ir iš anksto numatyti laiką pertraukoms bei poilsiui.

Raitis Gocentas, startuolio „Cast AI“ skaitmeninės komunikacijos ir reputacijos vadovas, norėdamas siekti užsibrėžtų tikslų, bet kartu išlaikyti sveiką balansą tarp laiko, skirto darbui ir asmeniniam gyvenimui, prieš keletą metų pradėjo aktyviai taikyti įvairias laiko valdymo technikas

„Esu išbandęs daug skirtingų laiko planavimo metodikų – nuo kiekvieno darbo užsirašymo, prioritetų jiems suteikimo iki „Tesla“ įkūrėjo E. Musko mėgstamo metodo – dienos planavimo iš anksto nusistatant kada ir kiek laiko skirsime konkrečiai užduočiai (ang. timeboxing). Man dienoje pačios vertingiausio - rytinės valandos, kai netrukdomas galiu atlikti svarbiausias ir didžiausio susikaupimo reikalaujančias užduotis. Žinau, kad tuo metu nesulauksiu nei kolegų, nei klientų laiškų, skambučių ir galėsiu visą dėmesį skirti savo darbui. O dienos bėgyje, nutikus netikėtoms situacijoms, jau bus ramu, kad svarbiausi darbai atlikti ir galiu skirti laiką gaisrų gesinimui“, – pasakoja R. Gocentas.

Naršymas socialiniuose tinkluose, nuolatinis naujienų sekimas portaluose, kolegų ar klientų laiškai, artimųjų žinutės – didžiausi laiko vagys, neleidžiantys susikoncentruoti į tuo metu atliekamas užduotis ir nuolat blaškantys dėmesį.

R. Gocentas pasakoja, jog atlikdamas svarbiausius ir didžiausio įsitraukimo reikalaujančius darbus, išjungia visus pranešimus – tiek asmeninius, tiek įvairiose darbinėse platformose: „Vienintelis dalykas kurio neišjungiu dirbdamas – telefono skambučiai. Esu įsitikinęs, kad per kelias valandas, kuomet netikrinu savo elektroninio pašto, nenutiks nieko, kas negalėtų palaukti. Skubiu atveju visuomet esu pasiekiamas telefonu. Toks režimas padeda nesiblaškyti, nešokinėti nuo vieno darbo prie kito, suteikia galimybę pačiam valdyti savo laiką.“

Planuojant dieną, svarbu suplanuoti ne tik darbo, bet ir poilsio, mėgstamų užsiėmimų, bendravimo su artimais žmonėmis laiką. Įsivertinti, kuriuo paros metu asmeninis efektyvumas yra didžiausias, o protas veikia aštriausiai. Patogiausia – bandyti vis naują techniką ir stebėti, kuri jums geriausiai tinka, kada jaučiate mažiausiai streso, atliekate daugiausia darbų ir mažiausiai pavargstate. Išsirinkę jums tinkamiausią laiko valdymo metodiką, galėsite ją taikyti nuolat ir tobulinti pagal savo poreikius.

„Jei norite tikro proveržio, patariu kiekvienam bent mėnesį pabandyti fiksuoti visus savo veiklą ir jai skiriamą laiką nepriklausomai nuo to, ką veikiame. Tai padeda pamatyti save iš šalies, suprasti, kiek minučių, o neretai net valandų praleidžiame darydami kažką, kas atrodo savaime suprantama, bet iš tiesų mūsų gyvenime nelabai reikalinga ir atima daug vertingo laiko“, – šypsosi komunikacijos specialistas.

R. Gocentas dalinasi pagrindiniais žingsniais, kurie padės efektyviai suplanuoti savo laiko išteklius ir paskirstyti dieną.

1. Prioritetų suteikimas.

Visus planuojamus darbus suskirstykite į tris dalis: A – svarbius ir skubius, B – svarbius, bet neskubius, C – nesvarbius ir neskubius, tokius, kurie turi tendenciją dingti net jų nedarant. Per dieną reiktų planuoti vieną ar dvi A svarbą turinčias užduotis bei pradėti nuo jų, nes tikėtina, kad tai bus tie darbai, kurie veda prie ilgalaikių tikslų įgyvendinimo bei pasiekimų.

2. Laiko planavimas.

Savo dieną planuokite iš vakaro: peržvelkite laukiančias užduotis, susitikimus. Suplanuokite juos 10-15 minučių tikslumu, pasilikdami bent 10 minučių pertraukėles tarp darbų, kurios padės išvengti nuolatinės įtampos, kai neišvengiamai ko nors nespėsime Taip pat labai svarbu nusimatyti kelias valandas laiko, kuomet galėsite imtis netikėtų užduočių, atsakyti į elektroninius laiškus ar skambučius.

3. Įpročio formavimas.

Siekdami progreso neprivalote nuolat kliautis vien savo motyvacija – ji neišvengiamai kuriuo nors momentu dings. Įpročio formavimas pagrįstas nuolatiniu kartojimu. Kantrybė ir nuoseklumas – komponentai, be kurių naujų įpročių išsiugdyti praktiškai neįmanoma. Nepaisant to, stenkitės padėti sau – jei baigdami darbą žinote, kad rytoj teks jį pratęsti, sąmoningai palikite reikalingos programos langą neuždarytą – ryte įsijungus kompiuterį bus mažiau pagundų naršyti socialiniuose tinkluose. Maži kasdieniniai įpročiai padeda įgyvendinti svarbius tikslus.

4. Laiko stebėjimas.

Laiko stebėjimas yra pagrindinis įrankis leidžiantis suprasti kaip leidžiate savo valandas tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime. Niekada to nedariusiems tai yra raktas į produktyvumą, efektyvumą, leidžiantis kontroliuoti užduočių kiekį ir jų atlikimo trukmę, padedantis realistiškai įsivertinti savo galimybes. Kai žinosite, kurios užduotys atima daugiausiai laiko, galėsite atrasti būdų, kaip jas atlikti greičiau ar lengviau. Laiko sekimui galima naudoti paprasčiausią užrašų knygelę arba atsiųsti vieną iš tam skirtų programėlių, pavyzdžiui – „Everhour“, „Toggl“, „Clockfy“.

5. Iššūkių įveikimas.

Net ir preciziškai įvaldžius laiko planavimo techniką, neišvengiamai nutiks tokių situacijų, kai užduočių turėsite daugiau negu laiko joms atlikti, svarbius darbus išstums netikėti ir neplanuoti. Tuomet svarbu nepanikuoti, susirašyti visas neatliktas užduotis ir įvertinti jų svarbumą, skubumą, reikalingą jai atlikti laiką bei tai, ar neatlikta užduotis nestabdo darbų kolegoms. Tai leidžia pažvelgti į problemas iš šalies. Labai svarbu pasiekti kad ir nedidelių rezultatų. Nuosekliai judėkite į priekį ir tai padės jums išlaikyti gerą psichologinę būklę ir motyvaciją.